Hoe kies je een documentscanner?
Een documentscanner kiezen
Documentscanners lijken qua uiterlijk op elkaar. De belangrijkste verschillen zitten in de specificaties. Vraag jezelf het volgende af om de juiste documentenscanner te kiezen:
- Wat ga je scannen?
- Hoeveel ga je scannen?
- Hoe wil je documenten opslaan en/of delen?
- Hoeveel onderhoud wil je maximaal aan je scanner besteden?
Wat ga je scannen?
Elke documentscanner scant A4 papier. Afhankelijk van het model, scan je ook de volgende formaten en documenten: A3, A5, A6, A8, B5, visitekaartjes, 8x13, 10x15, 13x18, negatieven en foto's. Niet alle modellen scannen dubbelzijdig. Wanneer je die optie wilt, let bij de aanschaf dan goed op de specificaties. OCR is ook een handige eigenschap bij documentscanners. Met deze functie herkent de scansoftware tekst in bestanden. Hierdoor is het scanbestand doorzoekbaar en selecteer je de tekst eenvoudig.
Hoeveel ga je scannen?
Als je van plan bent om meerdere vellen achter elkaar te scannen, dan is een ADF functie ideaal. De invoercapaciteit van ADF bepaalt hoeveel vellen je tegelijk invoert. Bij een stapel van 100 vellen en een ADF capaciteit van 25 vellen, vul je 4 keer het papier bij. Een andere belangrijke factor is de scansnelheid. Als je 600 pagina's scant met een snelheid van 10 pagina's per minuut, dan ben je minimaal een uur bezig.
Hoe wil je documenten opslaan en/of delen?
De verwerking van scans is belangrijk wanneer je meerdere documenten opslaat en deelt. Vaak zijn er meerdere manieren waarop een documentscanner het document verstuurt. Dit kan naar je pc of laptop zijn, maar ook naar je cloud of e-mail. Bedenk van tevoren goed welke manieren je belangrijk vindt. Voor online verwerkingen is een netwerkscanner nodig. Een groot voordeel hiervan is dat er dan meerdere gebruikers tegelijk de scanner gebruiken.
Hoeveel wil je maximaal aan onderhoud besteden?
Het is logisch dat je zuinig bent op een dure aanschaf en daar komt ook onderhoud bij kijken. Documentscanners hebben voedingsrollers die langzaam verslijten. Om de rollers zo lang mogelijk goed te houden, maak je ze zelf af en toe schoon met een licht vochtige, pluisvrije doek. De meeste rollers moet je tussen de 10.000 en 50.000 scans vervangen. Je schaft de voedingsrollers los aan. Per model verschilt het hoe lang je met een roller doet.
